Avant de vous rapprocher d’un expert-comptable, il nous paraît primordial d’appréhender le champ d’actions de ce professionnel qui rendra de grands services à l’entreprise.
Dans cet article, nous vous donnons les clés pour comprendre les opérations effectuées par l’expert-comptable, tout particulièrement celles qui sont relatives à l’écriture comptable.
En vous expliquant ceci, nous espérons que vous aurez une vision plus claire de vos besoins et qu’il vous sera plus facile d’entrer en contact avec ce professionnel de la comptabilité.
Confiez les opérations comptables de l’entreprise à un expert
De plus en plus d’entreprises se tournent vers des logiciels ou des solutions numériques décentralisées pour gérer leur comptabilité et éditer leurs documents administratifs.
Cela peut être bénéfique pour soulager votre charge de travail, mais vous aurez toujours besoin d’un professionnel de la comptabilité pour organiser vos comptes.
Nous allons donc vous présenter les différentes opérations réalisées par un expert-comptable dédié à une entreprise : vente, achat, encaissement, paiement, régularisation, édition de pièces comptables, enregistrements comptables auprès des administrations, etc.
En quoi consiste l’écriture comptable ?
Pour définir simplement l’écriture comptable, il s’agit de comptabiliser une opération fondée sur un fait réel et non sur un fait prévisionnel.
Cela peut vous paraître exagéré d’accorder une différence si marquée entre fait réel et fait imaginaire, mais en comptabilité la notion de fait est très importante et toute opération comptable doit s’appuyer sur des éléments matériels (documents) qui prouvent leur réalité.
Enregistrer les faits réels de l’activité professionnelle de l’entreprise
Cette notion de fait réel en comptabilité s’étend également en matière de TVA où l’expert-comptable va parler de « fait générateur » déclenchant l’exigibilité de cette taxe.
Chaque expert-comptable qui entreprend l’écriture comptable doit respecter le principe fondamental suivant : chaque fait matériel entraîne une modification des biens, des moyens de financement, des charges ou des produits d’une entreprise.
Et cette modification justifie l’édition d’une pièce comptable qui sert de preuve et qui ne pourra être contestée.
Ainsi, l’expert-comptable se doit d’être rigoureux et d’inscrire toutes les écritures comptables dans un journal ou un livre de comptes dédié à cet exercice.
L’écriture comptable doit également respecter un ordre chronologique, mentionner la nature du fait enregistré et indiquer les montants (débit/crédit).
Produire des documents de confirmation
Comme nous venons de le préciser, la rigueur de l’expert-comptable est requise concernant l’enregistrement de tous les faits relatifs à la vie économique de l’entreprise.
Afin de confirmer chaque écriture comptable, l’expert doit éditer un document qui authentifie chaque modification, plus couramment ce document de confirmation est appelé pièce justificative.
Cette pièce justificative est indispensable car elle protège le chef d’entreprise en cas de contrôle fiscal par l’administration française. Aussi cruel que cela puisse paraître, en l’absence d’un document de confirmation le fisc considèrera cette dépense nulle.
Pour justifier cette annulation, l’administration fiscale peut s’appuyer sur l’article 3, alinéa 4, du décret du 29/11/1983.
La pièce justificative permet de se couvrir en cas de litige
C’est dans ce contexte précis que l’expert-comptable peut être très utile, car sa rigueur professionnelle lui impose de justifier par une pièce comptable toutes les dépenses et les entrées d’argent de l’entreprise.
Il va ainsi éditer un document comptable faisant office de preuve authentique, présenter celle-ci devant un tribunal, une administration ou un partenaire financier. En cas de litige, le chef d’entreprise pourra se reposer sur l’authenticité de l’écriture comptable et sur la responsabilité du professionnel à sa charge.
La facture comme pièce justificative
Plus courant que la pièce justificative, la facture constitue également une pièce comptable authentique confirmant la véracité d’un fait matériel. Toutefois, il est bon de rappeler que le bon de commande ou le bon de livraison ne font pas partie des pièces justificatives et ont une valeur secondaire.
Seules les facturations sont à prendre en compte et c’est à l’expert-comptable d’organiser convenablement ces documents.
Pourquoi le bon de commande n’est-il pas pris en compte par l’administration fiscale ?
De nombreuses affaires judiciaires mettent en lumière des problématiques de fraude et de dysfonctionnement au sein de certaines entreprises. En effet, le bon de commande peut être annulé avec une marchandise rendue sans qu’il n’y ait de trace écrite dans la comptabilité générale.
A l’inverse, un produit ou un service vendu est facturé, malgré le fait qu’il soit annulé dans un second temps. L’expert-comptable devra indiquer dans le livre de compte la vente et l’annulation.
Pourquoi avoir le réflexe expert-comptable ?
Comme vous pouvez le constater, l’expert-comptable est un professionnel qui va aider l’entreprise à ordonner sa comptabilité et à corriger les erreurs qui peuvent se cacher dans le résultat et le bilan.
La plupart des entrepreneurs qui utilisent des logiciels tiers ont de bonnes intentions mais la plupart du temps ils font des erreurs de saisie et mettent en péril, sans le savoir, leur viabilité professionnelle sur le long terme.
C’est pour cette raison que le recours à un comptable est primordial car il va rechercher et redresser les erreurs de comptabilité qui se sont glissées dans les livres de comptes.