La comptabilité est une obligation légale pour toute entreprise. Elle permet d’avoir, à tout instant, un aperçu de la santé financière de la structure. Tous les dirigeants sont tenus de la respecter sous peine de poursuites judiciaires. Les obligations comptables sont unifiées pour toutes les formes d’entreprises et suivent une procédure donnée.
L’observation comptable
L’observation comptable est l’étape de base. Le comptable observe les faits économiques et juridiques qui impactent la vie de l’entreprise :
- les actes d’achat et de vente ;
- les transferts de propriété ;
- les entrées et les sorties d’argent.
Tous ces faits sont examinés à travers un document indispensable qui est la pièce comptable. C’est le fondement de l’activité comptable et c’est elle qui matérialise les opérations effectuées. La pièce comptable revêt plusieurs formats et diverses appellations. Elle peut être une facture, une pièce de caisse, un bon d’achat ou un chèque. Observer la comptabilité consiste ainsi pour le comptable à recevoir une pièce comptable en échange d’une décharge.
L’analyse comptable
À cette phase, le comptable s’assure de la conformité de la pièce comptable. Une pièce comptable doit comporter un certain nombre d’informations pour garantir sa validité. Il s’agit :
- de la date et du lieu ;
- du nom du fournisseur ;
- du nom du client ;
- de la nature des marchandises ;
- de leur quantité et du montant total.
La pièce comptable doit être dûment signée par la personne qui l’a émise. Au cours de l’analyse, le comptable doit également s’assurer de l’exactitude des chiffres et des calculs. Ces derniers doivent être effectués selon un procédé.
Les réductions commerciales
Il s’agit des rabais, des remises et des ristournes sur facture. Leur calcul se fait en cascade suivant ce schéma : montant brut – rabais = net commercial – remise = net commercial 2 – ristourne = net commercial 3. Les réductions commerciales ne sont pas cumulables sur la facture.
Les réductions financières
Il s’agit principalement de l’escompte commercial. C’est une réduction financière qui est retranchée du dernier net commercial. La différence donne le net financier.
Les documents comptables obligatoires
La tenue de la comptabilité se fait à travers un certain nombre de documents. Certains sont à usage courant tandis que d’autres sont annuels.
Les documents courants
Usuellement, le comptable utilise le journal général des comptes. C’est un document dans lequel les écritures sont enregistrées chronologiquement. Chaque opération comprend les sommes débitées et créditées, les numéros des comptes concernés, la date, un résumé de la nature de l’opération et l’identification de la pièce. Dans les systèmes comptables informatisés, le journal est tenu par un logiciel et n’a pas une forme matérialisée.
Le plan comptable, quant à lui, répertorie la liste des comptes. Il est indispensable. Il y a également le grand livre dans lequel sont reportées les écritures du journal regroupées par compte. Le grand livre permet d’avoir les soldes de tous les comptes.
Les documents annuels
Les documents annuels ou de synthèse sont élaborés au moment de la clôture de l’exercice. Il s’agit du bilan qui présente la situation patrimoniale de l’entreprise à la date de clôture. Il y a également le compte de résultat qui fait la synthèse des charges et des produits et présente le résultat de l’exercice : perte ou profit.
Le document annexe commente l’ensemble des documents présentés.