La comptabilité générale est une méthode d’organisation qui consiste à faire des observations, des enregistrements et des synthèses pour fournir des informations concises. Elle comporte deux phases qu’il convient de souligner.
La phase d’observation comptable
La phase d’observation comptable consiste pour le comptable à faire différentes observations sur lesquelles il pourra se baser par la suite.
En ce sens, le comptable fait une observation de l’ensemble des faits économiques et juridiques qui surviennent dans l’entreprise. Dans le cas d’une transaction de vente par exemple, on distingue la vente qui est considérée comme un fait juridique. D’autre part, lorsqu’un terrain d’entente est trouvé à propos du prix du produit à vendre et que la propriété du bien est transférée, il y a un fait économique.
Par conséquent, pour que le comptable puisse intervenir de la meilleure manière, il faut que la transaction effectuée soit à la fois un fait juridique et un fait économique.
Pour observer les différents faits juridiques et économiques de l’entreprise, le comptable utilise un document spécifique qui est la pièce comptable. Celle-ci est d’ailleurs la base fondamentale de toutes les activités comptables et peut se présenter sous diverses formes. Ainsi, le chèque, la facture d’achat, la pièce de caisse, le bon de commande, la facture de vente sont tous des exemples de pièce comptable.
La Phase d’analyse comptable
Il s’agit dans cette phase de faire des vérifications afin d’assurer que la pièce comptable est conforme. Ainsi, le comptable essaie de savoir à travers ce document quelle est la nature de la transaction réalisée au sein de l’entreprise et de quoi il s’agit exactement.
Par ailleurs, il se penche aussi sur l’exactitude des chiffres et des calculs de la pièce comptable. De même, le respect des principes de calcul est strictement vérifié.
En termes de réductions, on distingue les réductions à caractère commercial (les 3 R) et les réductions financières.
La première catégorie englobe les trois R que sont le rabais, la remise et la ristourne. Leur calcul se fait en cascade.
Le rabais : c’est une réduction octroyée ou obtenue à cause d’une mauvaise qualité du produit acheté ou vendu.
La remise : c’est une réduction octroyée ou obtenue et qui est liée soit à la qualité de la transaction ou à celle de l’acheteur.
La ristourne : Elle est accordée ou obtenue suivant le volume total des achats.
Quant aux réductions financières, elles sont représentées par l’escompte. C’est une réduction réclamée dans le cadre d’un paiement anticipé. Elle est alors calculée sur le net commercial N°3 et suit les 3R pour permettre d’obtenir le net financier.